Negli ultimi mesi il tema del whistleblowing è entrato in una nuova fase evolutiva.
Con la Delibera n. 478 del 26 novembre 2025, ANAC ha pubblicato le nuove Linee Guida sui canali interni di segnalazione, introducendo chiarimenti molto importanti per aziende, enti, consulenti e professionisti della compliance.

Tra gli aspetti che stanno generando maggiore attenzione vi è quello relativo alla consultazione delle rappresentanze sindacali durante l’attivazione o l’aggiornamento del sistema whistleblowing aziendale.

Molte organizzazioni hanno infatti implementato piattaforme di segnalazione negli ultimi anni senza approfondire realmente questo passaggio. Oggi, alla luce delle nuove indicazioni ANAC, la questione assume un peso molto più rilevante.

Il riferimento normativo: cosa dice il D.Lgs. 24/2023

Il punto di partenza resta il Decreto Legislativo 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937.

L’articolo 4 del decreto stabilisce che i canali interni di segnalazione devono essere istituiti:

“sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali”.

Per molto tempo questa formulazione è stata interpretata da molte aziende come un semplice passaggio formale o addirittura come un adempimento marginale.

Le nuove Linee Guida ANAC del 2025 cambiano radicalmente l’approccio operativo.

Le nuove Linee Guida ANAC 2025: la consultazione non è più un dettaglio

Con la Delibera n. 478/2025, ANAC ha chiarito che il coinvolgimento delle organizzazioni sindacali deve essere considerato parte integrante della corretta implementazione del sistema whistleblowing.

Secondo le interpretazioni più recenti:

• la consultazione deve avvenire prima dell’attivazione del canale;
• deve essere effettuata anche in caso di:
  • aggiornamenti sostanziali;
  • modifiche procedurali;
  • cambio della piattaforma;
  • revisione delle modalità di gestione delle segnalazioni. Fonte

ANAC evidenzia inoltre che la mancata consultazione, nei casi previsti, può rendere la procedura non conforme.

Cosa significa davvero “consultazione”

Uno degli errori più comuni consiste nel pensare che basti inviare una comunicazione generica ai sindacati.

Non è così.

La consultazione non coincide con una semplice informativa.

Significa invece coinvolgere le rappresentanze sindacali nel processo di implementazione del sistema, consentendo loro di comprendere:

• come funziona il canale;
• chi gestisce le segnalazioni;
• quali garanzie di riservatezza vengono adottate;
• come vengono trattati i dati personali;
• quali tutele sono previste per il segnalante.

In pratica, l’organizzazione deve mettere i sindacati nella condizione di poter formulare osservazioni o richieste di chiarimento.

Serve l’approvazione dei sindacati?

No.

Le nuove Linee Guida non prevedono un obbligo di approvazione sindacale del sistema whistleblowing.

L’azienda mantiene autonomia decisionale sull’adozione del canale.

Tuttavia, oggi ANAC richiede che il coinvolgimento sia:

• reale;
• documentabile;
• tracciabile.

Questo significa che l’azienda deve poter dimostrare:

• di aver avviato il confronto;
• di aver trasmesso la documentazione;
• di aver lasciato spazio a eventuali osservazioni.

Quando è obbligatoria la consultazione sindacale

La consultazione assume carattere obbligatorio soprattutto nelle aziende private con almeno 50 dipendenti soggette agli obblighi del whistleblowing.

In questi casi:

• il coinvolgimento delle RSU/RSA non può essere ignorato;
• il passaggio deve essere formalizzato;
• è consigliabile utilizzare strumenti con valore probatorio, come PEC o verbali di incontro.

Le nuove interpretazioni ANAC hanno rafforzato notevolmente questo aspetto.

Come dovrebbe avvenire la consultazione

Dal punto di vista operativo, una procedura corretta potrebbe prevedere:

1. Comunicazione formale

Invio di una PEC o comunicazione ufficiale alle rappresentanze sindacali.

2. Trasmissione documentazione

Condivisione di:

• procedura whistleblowing;
• policy privacy;
• descrizione della piattaforma;
• modalità di gestione delle segnalazioni.

3. Termine per osservazioni

Concessione di un periodo utile per eventuali richieste di chiarimento.

4. Eventuale incontro

Anche da remoto.

5. Tracciabilità

Conservazione:

• PEC;
• verbali;
• documentazione inviata;
• eventuali riscontri ricevuti.

Le nuove Linee Guida ANAC cambiano anche la tecnologia

Le Linee Guida 2025 introducono indicazioni molto più rigide anche sul piano tecnologico.

Uno dei passaggi più rilevanti riguarda il superamento di email e PEC come strumenti idonei alla gestione delle segnalazioni whistleblowing.

Secondo ANAC:

• email ordinaria e PEC non garantiscono adeguatamente la riservatezza;
• i canali devono assicurare livelli elevati di protezione dell’identità del segnalante;
• viene privilegiato l’utilizzo di piattaforme dedicate con misure avanzate di sicurezza e segregazione delle informazioni.

Questo rappresenta un cambiamento molto importante per tutte quelle organizzazioni che fino ad oggi avevano adottato soluzioni improvvisate o non specializzate.

Il ruolo del gestore del canale

Un’altra grande novità riguarda l’autonomia del gestore delle segnalazioni.

Le nuove Linee Guida ANAC chiariscono che:

• il gestore deve operare in piena indipendenza;
• gli organi di indirizzo non possono interferire nelle singole istruttorie;
• il sistema deve garantire autonomia operativa e riservatezza.

Anche questo elemento può diventare oggetto di confronto durante la consultazione sindacale.

Whistleblowing e Modello 231: un sistema integrato

Le nuove Linee Guida ANAC spingono verso una visione integrata della compliance.

Il canale whistleblowing non viene più visto come un semplice adempimento isolato, ma come parte del sistema organizzativo dell’ente, soprattutto in presenza del Decreto Legislativo 231/2001.

Secondo le nuove interpretazioni:

• il whistleblowing deve dialogare con il Modello 231;
• devono essere previsti flussi verso l’OdV;
• il sistema disciplinare deve essere aggiornato;
• le procedure devono essere coerenti con il sistema di controllo interno.

Le sanzioni previste

ANAC può applicare sanzioni amministrative rilevanti nei casi di:

• mancata istituzione del canale;
• procedure non conformi;
• violazione della riservatezza;
• mancata gestione delle segnalazioni.

Le sanzioni possono arrivare fino a 50.000 euro nei casi più gravi.

Conclusioni

Le nuove Linee Guida ANAC del 2025 segnano un passaggio fondamentale nell’evoluzione del whistleblowing in Italia.

La consultazione delle rappresentanze sindacali non può più essere considerata un mero formalismo burocratico:
oggi rappresenta un elemento concreto della compliance organizzativa.

Le aziende devono:

• adottare piattaforme realmente conformi;
• documentare il processo di implementazione;
• coinvolgere correttamente le rappresentanze sindacali;
• integrare il whistleblowing con privacy, governance e Modello 231.

In un contesto normativo sempre più rigoroso, il whistleblowing non è più soltanto “un canale di segnalazione”, ma un vero presidio di trasparenza, tutela e gestione del rischio aziendale.